Hatékonyságnövelő tippből majdnem annyi van a neten, mint pornóoldalból, de azért mi is megpróbálunk három hasznos ötletet adni, multiplatform appokkal kiegészítve. És mondunk még egy tanácsot, amire egyik progi gyártója sem figyelmeztet rendesen.

1. Használj to-do listet!

Feladatlistát használni elég jó. Miért? Mert ha jól csináljuk, akkor előre megtervezhetjük vele a napunkat/hetünket. Reggel ránézünk, látjuk, hogy mi a dolgunk, ott lesz minden szépen lebontva, neki is láthatunk jól. Ha alkalmazottak vagyunk, látni fogjuk, hogy mennyi feladatot oszthatnak még ránk aznapra, de vezetőként/szabadúszóként is emlékezhetünk minden fontos dolgunkra.

Appot választani amúgy egyszerre könnyű és nehéz. Van belőlük (végtele)n+1, és mindegyik azt mondja magáról, hogy az a legjobb, legszebb, legtisztább. A nagy részük ráadásul nem is rossz. Nekünk a Wunderlist a kedvenc, mert egyszerre egyszerű és összetett. Ha csak bevásárlólistának keresünk valamit, akkor arra is tökéletes, de komolyabb, többszereplős, céges taskokat is simán szétoszthatunk benne. Adhatunk határidőt, felelőst, mindent. Ami egy kicsit még jobbá teszi az egészet, hogy file-okat, note-okat csatolhatunk egy-egy feladathoz, és beszélgethetünk a többi résztvevővel is, rögtön a to-do alatt.

2. Jegyzetelj okosan, szépen!

Jól jegyzetelni egyáltalán nem könnyű, ezen pedig a jegyzetelős appok sem tudnak segíteni. Abban viszont igen, hogy ha vannak jó feljegyzéseink, azokat szépen elrendezhessük, és később gyorsan rájuk is találhassunk. Ez kétségtelenül nagy előnye a digitális szemléletnek az analóggal szemben. De néha bizony füzetbe kell jegyzetelni... Szerencse, hogy az új appok egyre egyszerűbbé teszik a dokumentumok scannelését és megtalálását, ráadásul felhőbe mentenek mindent, így más eszközön is elérhetők.

Az appok közül sokáig az Evernote volt nálunk az abszolút bajnok, de sajnos amióta átalakították (azaz elég agresszívvá tették) előfizetési modelljüket, áttértünk OneNote-ra. Akárcsak a legtöbb ilyen appnál, itt is lehet külön jegyzetfüzetünk a témáknak, de szekciókkal tovább bonthatjuk a jegyzeteinket. Ez a legjobb? Nem biztos, de legalább még mindig végtelen eszközön és weben is használható egyszerre, ingyen.

3. Halogasd a leveleket!

A zero inbox már egy néhány éves találmány: ha valamilyen levéllel végeztünk, archiváljuk és ne foglalkozzunk többet vele. Ezzel együtt mindig csak az legyen az inboxunkban, amivel dolgoznunk kell. Jól működik a rendszer, de mi van, ha valamivel két nap múlva kell foglalkoznunk? Rondítsa el az üres inboxunkat és stresszeljen minket? Dehogyis, inkább halasszuk el! Egyre több e-mail rendszer engedi, hogy bizonyos leveleket bedobjunk egy scheduled mappába, ahonnan a megfelelő időben újra előkerülnek majd. Azaz nem látjuk őket két nap múlva reggelig, hiszen addig úgysincs vele dolgunk. Igencsak megnyugtató érzés!

Mivel használjuk? Ezt már nehezebb megmondani! A Google Inbox appja elég jól kezeli az egészet, de csak Gmaillel működik. Ha más rendszerrel szeretnénk használni a dolgot, akkor választhatjuk az Outlookot, ami szintén elég jól implementálta ezt a funkciót. Mindkettőnél csak el kell pöckölni a levelet az egyik irányba, és máris megy az archívba vagy a halasztott levelek közé.

+1 Csinálni kell!

Ez az a bizonyos tipp, amit semelyik gyártó sem jelez előre: rá kell szánnunk magunkat az appok használatára. Hülyeségnek hangzik, de mégis fontos. Sokan ugyanis telepítenek ilyen progikat, aztán néhány nap után törlik is őket, mert nem megy jobban tőlük semmi. Magától nem is fog: energiát kell fektetni a feladatok időzítésébe, a jegyzetek rendezésébe és a mailek esetében is át kell gondolni, hogy mikor akarunk foglalkozni velük. Eleinte különösen nehéz, főleg, hogy a megoldás paradox egy kicsit: időt kell szánni arra, hogy a végén időt nyerjünk. Ha viszont ezek a megoldások egyszer a munkafolyamat természetes részévé válnak, onnantól tényleg sokat fognak segíteni.